Documentazione

1. Introduzione

Benvenuto in StudioGestione. Come gestore sei il titolare di uno o più studi e puoi configurarli, gestire gli operatori assegnati e supervisionare tutte le attività operative.

Il menu del gestore espone le seguenti sezioni:

• Gestione: Studi, Operatori, Contatti
• Attività (Kanban)
• Pratiche
• Ticket clienti
• Segnalazioni
• Utilità: Statistiche, Scadenziario, Notifiche

2. Dashboard

La dashboard è la tua homepage dopo il login. Mostra una panoramica dello studio attivo:

• Contatti: numero di contatti attivi, inattivi e totale nello studio
• Attività: attività aperte e completate oggi
• Scadenze: scadenze imminenti (prossimi 30 giorni) e scadute
• Operatori attivi: conteggio operatori assegnati allo studio corrente
• Ticket clienti (solo se attivi per lo studio): ticket aperti, non assegnati e in attesa di risposta, con l'elenco dei ticket recenti
• Mini calendario scadenziario: calendario mensile compatto con i giorni che hanno scadenze evidenziati da punti colorati (blu = manuale, azzurro = da attività, rosso = documento, giallo = scaduta). I giorni di chiusura dello studio sono evidenziati in rosso tenue. Clicca un giorno con scadenze per aprire lo scadenziario su quella data; clicca un giorno vuoto per creare una nuova scadenza su quella data. Il pulsante Aggiungi nell'header crea una nuova scadenza manuale.
• Segnalazioni: alert per attività scadute o contatti inattivi da seguire

3. Selettore studio attivo

Nella barra di navigazione in alto è presente un selettore che permette di cambiare lo studio attivo. Tutte le operazioni — contatti, attività, pratiche, scadenze, etichette — vengono eseguite nello studio attualmente selezionato.

Se hai più studi, accertati di aver selezionato quello corretto prima di iniziare a lavorare. Se non è selezionato alcuno studio alcune sezioni risulteranno vuote.

4. Gestione studi

Gli studi sono i contenitori organizzativi principali. Ogni studio ha i propri contatti, attività, scadenze ed etichette.

• Creare un nuovo studio con nome, logo e descrizione
• Modificare uno studio esistente tramite la form organizzata in tre tab: Dati generali, Opzioni e Campi personalizzati
• Eliminare uno studio solo se privo di dati associati

Tab "Dati generali"

• Nome: denominazione dello studio
• Descrizione: note opzionali
• Logo: immagine identificativa dello studio
• Stato: attivo o inattivo

Tab "Opzioni"

• Giorni di chiusura: seleziona i giorni della settimana in cui lo studio è chiuso. Vengono evidenziati in rosso tenue nel calendario delle attività e nello scadenziario.
• Scadenze nei giorni di chiusura: determina se è consentito inserire o spostare scadenze in un giorno di chiusura. Con l'opzione disattivata, il sistema blocca la creazione di scadenze manuali e lo spostamento tramite drag & drop nei giorni di chiusura; le scadenze generate dalle attività che cadrebbero in un giorno bloccato vengono archiviate automaticamente. L'opzione è attiva per impostazione predefinita (scadenze permesse anche nei giorni di chiusura).
• Spostamento ricorrenze nei giorni di chiusura: per le serie ricorrenti (attività e scadenze), imposta la direzione predefinita con cui una nuova occorrenza generata in un giorno di chiusura viene spostata: Avanti (primo giorno lavorativo successivo, impostazione predefinita, in linea con la prassi dell'Agenzia delle Entrate) oppure Indietro. Questa impostazione riguarda solo la generazione automatica; ogni singola serie ricorrente può sovrascriverla.
• Promemoria scadenze: numero di giorni di anticipo con cui gli operatori ricevono una notifica (e una email se l'hanno abilitata) prima di ciascuna scadenza. Lascia vuoto per disabilitare i promemoria per questo studio.

Tab "Campi personalizzati"

Disponibile solo in modifica di uno studio esistente (non in creazione). Permette di definire, in tre sotto-sezioni indipendenti — Contatti, Attività e Scadenze — campi aggiuntivi oltre a quelli standard di ciascuna entità. I tre set di campi sono completamente separati tra loro. Per ciascun campo scegli un nome e un tipo:

• Sì/No: interruttore booleano
• Testo: campo testo su una riga
• Testo lungo: area di testo estesa
• Numero: valore numerico
• Lista: selezione singola tra opzioni predefinite

Una volta creati, i campi di ciascuna sotto-sezione compaiono nel form di creazione/modifica della relativa entità, dove tu e i tuoi operatori potete compilarne il valore. Per i Contatti sono inoltre disponibili tra i campi esportabili e, dove il tipo lo consente (Sì/No, Lista, Numero, Testo), tra i filtri del pannello di esportazione.

5. Gestione operatori

Gli operatori sono i collaboratori che lavorano nei tuoi studi. Dalla sezione Operatori puoi:

• Visualizzare la lista degli operatori con le etichette assegnate
• Invitare un nuovo operatore: il sistema invia automaticamente un'email di invito con le credenziali di accesso
• Assegnare un operatore a uno o più studi
• Assegnare etichette agli operatori per classificarli per ruolo o specializzazione
• Attivare o sospendere un operatore
• Modificare i dati di un operatore esistente

6. Gestione contatti

La sezione Contatti gestisce le anagrafiche dello studio attivo:

• Visualizzare la lista con filtri (ricerca testuale, attivo/inattivo, etichetta)
• Creare un nuovo contatto con dati anagrafici completi
• Modificare un contatto esistente
• Assegnare etichette al contatto
• Eliminare un contatto (soft delete con archivio e possibilità di ripristino)
• Esportare la lista in XLSX o CSV con filtri e selezione dei campi
• Creare una nuova attività già collegata al contatto, dalla voce "Nuova attività" del menu azioni della riga
• Visualizzare i ticket del contatto, dalla voce "Ticket" del menu azioni della riga (solo se il sistema ticket è attivo per lo studio)

Campi anagrafica

• Dati identificativi: nome, tipo anagrafica, codice fiscale, partita IVA
• Indirizzo: via/indirizzo, città (ricerca sui comuni), provincia, stato
• Sede legale: indirizzo separato con città, provincia e stato
• Recapiti: telefono, email
• Flag attivo: distingue le anagrafiche operative da quelle non più operative
• Note: campo testo libero fino a 5.000 caratteri

Campi anagrafica personalizzati

Oltre ai campi standard, puoi compilare per ogni contatto gli eventuali campi personalizzati configurati per lo studio attivo: compaiono nel tab "Campi personalizzati" del form di creazione/modifica contatto. Sono inoltre disponibili tra i campi esportabili e, dove il tipo lo consente, tra i filtri del pannello di esportazione.

7. Etichette contatti

Le etichette contatti sono tag colorati che permettono di classificare i contatti. Si creano, modificano ed eliminano direttamente dal campo Etichette del form di creazione/modifica contatto.

• Creare: digita un nome non esistente nel campo Etichette e clicca su "Crea", scegliendo opzionalmente uno dei colori proposti
• Modificare il colore: clicca sul pallino colorato accanto a un'etichetta esistente nel menu a tendina
• Eliminare: dalle stesse opzioni, con l'icona del cestino

Le etichette sono visibili nella lista contatti, nei filtri di ricerca, nell'esportazione e come filtro nel Kanban delle attività. Sono condivise tra tutti gli operatori dello stesso studio.

8. Etichette operatori

Le etichette operatori classificano gli operatori dello studio per ruolo o specializzazione (es. "Senior", "Contabilità", "Segreteria"). Si gestiscono dallo stesso tipo di campo Etichette presente nel form di creazione/modifica operatore.

• Creare: digita un nome non esistente e clicca su "Crea"
• Modificare il colore: clicca sul pallino colorato accanto a un'etichetta esistente
• Eliminare: con l'icona del cestino

Le etichette operatori sono visibili nella lista degli operatori e consentono di filtrare la lista.

9. Diario contatti

Il diario è il registro cronologico delle interazioni e note relative a un singolo contatto. Accessibile dalla scheda del contatto:

• Aggiungere una voce con data, testo libero (fino a 10.000 caratteri) e operatore
• Visualizzare la cronologia completa in ordine cronologico
• Modificare o eliminare voci inserite

Il diario è utile per tracciare telefonate, appuntamenti, note operative e qualsiasi interazione rilevante con il contatto.

10. Documenti

La sezione Documenti gestisce i file anagrafici legati a un contatto (visure, certificati, contratti, documenti d'identità). Accessibile dal menu azioni della riga del contatto:

• Caricare un nuovo documento con titolo, etichette, data di scadenza opzionale e note
• Etichettare il documento con una o più etichette colorate
• Scaricare il file originale
• Modificare i metadati o sostituire il file caricato
• Archiviare un documento (soft delete, recuperabile)

11. Attività (Kanban)

La sezione Attività offre una vista Kanban per gestire i task operativi dello studio. Le attività attraversano tre stati:

• Da fare: attività creata ma non ancora presa in carico
• Assegnato: attività presa in carico da uno o più operatori
• Completato: attività conclusa con data e operatore che ha completato

Per ogni attività puoi:

• Impostare descrizione, priorità, data inizio e data scadenza
• Associarla a un contatto e/o a un'etichetta contatto, e classificarla con una o più etichette attività
• Assegnarla a uno o più operatori (invio notifica automatica)
• Aggiungere allegati (documenti, immagini)
• Inserire commenti per il tracciamento delle comunicazioni interne
• Suddividere l'attività in una checklist di fasi, con avanzamento visibile in lista e nel dettaglio
• Spostare le attività tra le colonne Kanban tramite drag & drop
• Completare o riaprire un'attività

Calendario attività e drag & drop della scadenza

Accanto alla vista Kanban è disponibile un calendario mensile che mostra le attività posizionate sulla loro data di scadenza. In questa vista puoi trascinare un'attività da un giorno a un altro per aggiornarne la data di scadenza senza aprire il form di modifica.

Attività ricorrenti

Nel tab Dettagli del form puoi attivare l'opzione "Attività ricorrente" per generare automaticamente le occorrenze successive con cadenza giornaliera, settimanale, mensile o annuale. Puoi impostare una data di fine serie (opzionale) e sovrascrivere per questa singola serie la direzione di spostamento nei giorni di chiusura.

Modificando o eliminando un'occorrenza, il sistema chiede se l'operazione deve valere solo per questa occorrenza oppure anche per tutte quelle successive.

Checklist di avanzamento

Nel dettaglio di ogni attività puoi tenere una checklist di fasi o passaggi. Ogni voce si aggiunge con un testo libero, si spunta con un click e può essere riordinata con le frecce su/giù. L'avanzamento (es. "3/8") è visibile come badge sia nella lista attività sia nella card Kanban.

Campi personalizzati

Se hai configurato campi personalizzati per le Attività, nel form di creazione/modifica attività compare un tab dedicato dove compilare il valore. Questo set di campi è indipendente da quello di Contatti e Scadenze.

12. Pratiche

La sezione Pratiche permette di raggruppare sotto un unico fascicolo tutte le attività, i documenti e le voci di diario/comunicazioni relative a un caso specifico dello studio.

• Creare una nuova pratica con titolo, cliente di riferimento, stato (Aperta, Sospesa, Chiusa), date di apertura/chiusura, descrizione e operatori responsabili
• Classificarla con una o più etichette pratica
• Modificare una pratica esistente
• Collegare attività già esistenti del cliente alla pratica
• Caricare documenti direttamente nel contesto della pratica
• Registrare voci di diario/comunicazioni classificate per tipo
• Archiviare una pratica conclusa

13. Scadenziario

Lo scadenziario raccoglie tutte le scadenze dello studio attivo in una vista calendario con quattro modalità: giorno, settimana, mese, anno.

• Navigare tra le date con i pulsanti avanti/indietro e tornare ad oggi con il tasto Oggi
• Creare nuove scadenze manuali tramite il pulsante + fisso in basso a destra (FAB)
• Cliccare su una scadenza esistente per modificarla, archiviarla o eliminarla
• Archiviare le scadenze evase

Tipi di scadenza:

• Manuale (blu): creata dall'utente tramite il form o il mini calendario in dashboard
• Da attività (azzurro): generata automaticamente quando un'attività ha una data di scadenza e non è ancora completata
• Documento (rosso): generata automaticamente da documenti in scadenza

Drag & drop delle scadenze manuali

Nelle viste mese e settimana puoi spostare una scadenza manuale su un altro giorno semplicemente trascinandola.

Scadenze ricorrenti

Per le scadenze manuali puoi attivare l'opzione "Scadenza ricorrente" nel form di modifica, con cadenza giornaliera, settimanale, mensile o annuale. Le scadenze generate da un'attività seguono la ricorrenza impostata sull'attività di origine.

Campi personalizzati

Se hai configurato campi personalizzati per le Scadenze, nel form di una scadenza manuale compare una sezione dedicata. Non sono disponibili sulle scadenze generate automaticamente da attività o documenti.

Promemoria automatici: se nella configurazione dello studio è impostato un numero di giorni di anticipo, il sistema invia ogni mattina una notifica (e una email per chi l'ha abilitata) agli operatori responsabili delle scadenze imminenti.

14. Statistiche

La sezione Statistiche offre grafici e dati aggregati sullo studio attivo:

• Andamento dei contatti nel tempo (nuovi, attivi, inattivi)
• Distribuzione per etichetta
• Attività per stato e operatore
• Scadenze per periodo e stato

15. Comunicazioni ai contatti

La sezione Comunicazioni ai contatti permette di inviare una email alle anagrafiche dello studio attivo. È accessibile dal pulsante Comunicazioni in cima alla lista contatti:

1. Clicca "Nuova comunicazione"
2. Imposta oggetto e contenuto del messaggio
3. Seleziona i destinatari tramite filtri (stato del contatto, provincia, etichetta, intervallo di data di creazione)
4. Visualizza l'anteprima del numero di destinatari
5. Invia: la comunicazione viene accodata e processata in background

Lo storico delle comunicazioni inviate allo studio attivo è consultabile con stato di invio e numero di destinatari.

16. Notifiche

Il sistema di notifiche tiene traccia di tutti gli eventi importanti. Dalla campanella in alto puoi:

• Visualizzare le ultime notifiche in tempo reale
• Cliccare su una notifica per essere reindirizzato alla risorsa pertinente
• Segnare notifiche come lette singolarmente o tutte in una volta
• Accedere al centro notifiche completo per lo storico

Le notifiche vengono generate automaticamente per: assegnazione attività, accettazione invito da parte di un operatore, scadenze imminenti e aggiornamenti di sistema.

17. Ticket clienti

La sezione Ticket clienti raccoglie le richieste di assistenza inviate dai clienti dello studio tramite un modulo pubblico, senza che debbano avere un account o fare login.

Per ogni ticket puoi:

• Consultare oggetto, priorità, stato e il thread completo dei messaggi scambiati con il cliente
• Rispondere al cliente, anche allegando file alla risposta
• Assegnare il ticket a te stesso o a un operatore dello studio
• Modificare la priorità e classificarlo con etichette ticket
• Chiudere o riaprire un ticket
• Creare un'attività collegata al ticket

Se un ticket resta senza assegnazione o senza risposta oltre una soglia di ore, il sistema invia un promemoria automatico agli operatori dello studio.

18. Segnalazioni

La sezione Segnalazioni ti permette di comunicare direttamente con l'amministratore del portale per segnalare un bug oppure per proporre una richiesta di implementazione.

Dal pulsante "Nuova segnalazione":

1. Seleziona il tipo: Bug o Richiesta di implementazione
2. Inserisci un titolo breve (max 150 caratteri)
3. Descrivi il problema o la richiesta (max 5.000 caratteri)

Nella lista trovi solo le tue segnalazioni, con lo stato aggiornato dall'amministratore:

• Aperta: ricevuta, in attesa di essere presa in carico
• In lavorazione: l'amministratore ci sta lavorando
• Risolta o Rifiutata: segnalazione chiusa

Apri una segnalazione per leggere e aggiungere commenti.

19. Abbonamento e fatturazione

Il riquadro Abbonamento in cima alla dashboard mostra piano attivo, prezzo, data di attivazione, scadenza, prossimo pagamento, operatori e studi usati rispetto al limite del piano ed eventuale cancellazione programmata.

Piani disponibili

• Free: €0/mese — 2 operatori, 1 studio
• Basic: €29/mese (€290/anno) — 5 operatori, 1 studio
• Pro: €59/mese (€590/anno) — 15 operatori, 5 studi
• Enterprise: €99/mese (€990/anno) — operatori e studi illimitati

Il prezzo annuale corrisponde a 10 mensilità (due mesi in omaggio rispetto al pagamento mese per mese).

Rinnovo e cambio piano

Dal pulsante "Rinnova / cambia piano" si apre una finestra con i piani disponibili e la scelta tra fatturazione mensile o annuale. Puoi passare in qualsiasi momento a un piano pari o superiore; il downgrade non è disponibile in autonomia — per un downgrade contatta il supporto.

Cosa succede se non rinnovi

• Tu, come gestore, mantieni l'accesso in sola lettura per 7 giorni
• I tuoi operatori perdono l'accesso immediatamente
• Trascorsi i 7 giorni senza rinnovo, anche il tuo accesso viene sospeso

Ricevi un promemoria via email (e un banner in-app) alcuni giorni prima della scadenza.

Cancellazione

Dal pulsante "Annulla al termine del periodo" puoi disattivare il rinnovo automatico: l'abbonamento resta pienamente attivo fino alla scadenza già fissata, dopodiché segue lo stesso percorso descritto sopra.